الأرشيف والمكتبة الوطنية ينظم دورة تدريبية لإعداد خطط حفظ الوثائق بالجهات الحكومية

نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية لموظفي الجهات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة، وذلك في إطار جهوده المتواصلة لتطوير مهارات الأرشيفيين ورفع كفاءاتهم المهنية، بما يدعم تطبيق أحكام القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية ولائحته التنفيذية، ويسهم في تعزيز منظومة إدارة الوثائق والأرشيف في الجهات الحكومية.

وركزت الدورة على تأهيل المختصين لإعداد الأدوات الفنية المعتمدة في إدارة الوثائق، وفي مقدمتها خطة حفظ الوثائق، التي تعد إحدى الركائز الأساسية لتنظيم الوثائق في دورة حياتها وتحديد مدد الاحتفاظ بها في مختلف مراحلها العمرية، كما تناولت آليات تطبيق الخطة في الجهات الحكومية، بدءاً من مرحلة حفظ الوثائق في المكاتب الإدارية، مروراً بإيداعها في وحدات حفظ الوثائق لدى الجهات الحكومية، وصولاً إلى تحديد مصيرها النهائي، سواء بالحفظ الدائم باعتبارها جزءاً من الذاكرة الوطنية أو إتلافها وفق الإجراءات والضوابط المعتمدة.

وأكدت الدورة أهمية خطة حفظ الوثائق بوصفها أداة فنية وقانونية تتيح تتبع الوثائق منذ إنشائها، وتنظم عمليات حفظها والتصرف فيها، بما يضمن إدارة فعالة للوثائق والالتزام بالمتطلبات التشريعية ذات الصلة.

واستعرض أحمد موجب، خبير الأرشفة، خلال الدورة عدداً من المحاور المتخصصة شملت نظام إدارة الوثائق، والتحديات التي تواجه الوثائق في بيئات العمل الحديثة، إلى جانب شرح مفهوم خطة حفظ الوثائق وأهدافها وأهميتها وآليات إعدادها، كما تناول مكانة هذه الخطة ضمن اللائحة التنفيذية لقانون الأرشيف والمكتبة الوطنية.

وتطرقت الدورة إلى خطة حفظ الوثائق المشتركة المعتمدة في الجهات الحكومية الاتحادية، والتي أعدها الأرشيف والمكتبة الوطنية بهدف توحيد منهجية التعامل مع الوثائق المتشابهة بين الجهات الحكومية، بما يسهم في ضبط عمليات الاحتفاظ بها والتصرف فيها وفق أسس ومعايير موحدة.

وأوضح البرنامج التدريبي أن خطة حفظ الوثائق المشتركة تمكن الجهات الحكومية من متابعة مدد الاحتفاظ بالوثائق التي تنتجها أو تتلقاها استناداً إلى قيمتها الإدارية والقانونية والتاريخية، وتحديد مصيرها النهائي، سواء بنقلها للحفظ الدائم في الأرشيف والمكتبة الوطنية أو إتلافها وفق الإجراءات القانونية المعتمدة.

وشهدت الدورة تفاعلاً من المشاركين الذين أكدوا أهمية هذه البرامج التدريبية في تعزيز معارفهم التخصصية وتطوير قدراتهم المهنية في مجال إدارة الوثائق والأرشفة، بما يواكب أفضل الممارسات والمعايير المعتمدة في هذا المجال.